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Des outils techniques

Afin d'accompagner les animateurs et les directeurs, les CEMEA Bretagne mettent à disposition gratuitement plusieurs outils techniques permettant de faciliter la gestion d'un centre de loisirs ou de vacances.

fichier excel

Des fichiers excel pour la gestion des ACM.

Tous les outils présentés ci-dessous sont accessibles gratuitement pour un usage raisonnable. En cas d'amélioration de ceux-ci, merci de nous le faire savoir pour que tout le monde puisse en profiter.

Gestion de l'économat d'un ACM

Cette petite application sans prétention, permet de tenir à jour les documents nécessaires à la gestion de l’économat Ces documents obligatoires, doivent être également à la disposition de la jeunesse et des sports lors des contrôles. Il est obligatoire d’imprimer les différentes feuilles et de les coller régulièrement dans un cahier d’économat. Les principales fonctions disponibles sont les suivantes :

  • Plan alimentaire, avec deux impressions hebdomadaires (On peut donc l’imprimer régulièrement pour le cuisinier) et le modifier à loisirs selon l’évolution des activités.
  • Les feuilles des menus que l’on pourra également afficher dans le centre.
  • Les feuilles de gestion de stocks (entrées et sorties) et du calcul du prix de journée.
  • La fiche de sortie pour la cuisine.
  • Des imprimés pour la cuisine (températures et plan de nettoyage).
  • Un graphique mensuel du prix de journée.

Les feuilles sont protégées pour éviter de mauvaises surprises. Il n’y a pas de mot de passe, il suffit d’ôter la protection et on peut modifier tout ce que l’on veut, mais pour son utilisation il n’est pas nécessaire d’ôter les mots de passe.

Informations sur le fonctionnement du fichier :
- Il est important de sortir quelque chose le premier jour (un pain...) pour lancer le graphique du prix de journée.
- Le nom du centre se met sur la feuille paramètre (il n’est pas nécessaire d’ôter la protection)
- #VALEUR ! ne signifie pas qu’il y a une erreur c’est seulement parce qu’il n’y a aucune données, l’application attend des informations (convives...)
- La liste des produits utilisées sur le séjour se fait uniquement sur la feuille stock initial (les produits en blancs sont protégés) les cases roses sont libres d’accès.
- Les feuilles stockJ.. ne doivent pas être modifiées. Elles attendent seulement les entrées et les sorties (qui fonctionne avec la protection). Tout nouveau produit doit être mis dans les lignes stock initial puis on fait l’entrée ou la sortie pour le jour correspondant sur la fiche StockJ...
- Compléter le plan alimentaire permet d’imprimer les menus. Les denrées ne doivent surtout pas être mises dans les feuilles menus. Normalement à part pour changer l’image et pour afficher un ou plusieurs menus à l’aide des boutons, ces feuilles ne doivent pas être touchées.

Gestion de la comptabilité d'un ACM

Ce classeur excel a pour objectif de faciliter la gestion de la comptabilité sur une colo ou un centre de loisirs. Il est à destination des économes, directeurs ou directeurs adjoints. Les principales fonctions disponibles sont les suivantes :

  • Calcul du budget prévionnel sur la base des éléments disponibles (nombre de journées enfants, budget par poste...).
  • Enregistrement des pièces comptables au fil de l'eau et ventilation.
  • Calcul des soldes disponibles par compte et au total.

Informations sur le fonctionnement du fichier :
- Il est important de saisir les élements du budget lors de l'initialisation du fichier (possibilité de mise à jour régulière, notamment pour le nombre de journées/enfants réel).
- Le calcul du budget utilise des tranches facultatives. Si l'organisateur n'en n'utilse pas, il suffit de n'utiliser que la tranche n°1 et de ne pas y mettre de limite.
- La colone retenue permet d'enregistrer des déductions, pour des achats avant le séjour par exemple.
- Un contrôle automatique de la ventilation est réalisé lors de la saisie d'une pièce comptable. Si la cellule devient rouge, c'est qu'il y a une erreur.

Quelques informations sur la législation

Quelques rappels de réglementation des Accueils Collectifs de Mineurs.

Responsabilité civile et pénale.
Le principe de responsabilité est l'obligation de répondre de tous ses actes. Il y a responsabilité civile quand une personne (morale ou ou physique) est tenue de réparer un dommage subi par une autre personne. On est responsable des dommages qu'on a personnellement causés, y compris par négligence ou par imprudence, mais on est également responsable des dommages causés par les personnes dont on doit répondre, par un animal ou un bien dont on a la garde. Il y a responsabilité pénale chaque fois qu'une personne (physique ou morale), volontairement ou involontairement, commet une infraction aux règles de droit.

Déplacements à pied
Il est nécessaire d'utiliser les espaces réservés aux piétons lorsqu'ils existent (trottoirs, passages pour piétons). En l'absence de tels espaces deux possibilités existent:
  • S'il s'agit d'un cortège (déplacement en groupe), les enfants doivent circuler à droite dans le sens de la marche, comme un véhicule.
  • S'il s'agit d'un groupe organisé en file indienne (l'un derrière l'autre), les enfants doivent circuler à gauche, sauf circonstances particulières (travaux...).
Dans tous les cas, il est conseillé de diviser en plusieurs parties un groupe qui serait trop important. Enfin, en cas de visibilité insuffisante ou la nuit, il sera nécessaire de se munir d'un feu blanc ou jaune à l'avant et rouge à l'arrière.

Déplacement en car
Un chef de convoi doit être désigné. Une liste d'embarquement doit être établie. Hors départements limitrophes, la liste doit comporter le numéro d'une personne à contacter pour chacun des passagers et une copie doit être transmise au conducteur. Le chef de convoi doit rappeler les consignes et recommandations aux enfants pour le bon déroulement du voyage. Des animateurs doivent se placer près de chaque porte et issue de secours. Le port de la ceinture est obligatoire.

D'autres rappels sur les taux d'encadrement et la baignade dans le fichier à télécharger.